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REGOLAMENTO DEL SISTEMA BIBLIOTECARIO DELL’UNIVERSITA’ DI URBINO

Estratto dal verbale del Consiglio di Amministrazione
del giorno 20 Dicembre 1995

Art. 1 Finalità.

Il Sistema bibliotecario dell’Università di Urbino costituisce supporto istituzionale all’attività didattica e di ricerca svolta all’interno dell‘Università.

Il Sistema bibliotecario dell’Università di Urbino è altresì a disposizione della comunità cittadina come centro bibliografico altamente specializzato.

I rapporti con l’esterno saranno regolati da apposite convenzioni.

Il Sistema bibliotecario è costituito come Sistema unitario coordinato di servizi, articolato in tre aree (umanistica, scientifica, giuridico – economico - sociale) cui afferiscono le Biblioteche di Area o Settore, e punti di servizio ad esse collegati in relazione alla ubicazione dei centri di didattica e di ricerca. Le Biblioteche garantiscono l’erogazione almeno dei servizi di base con un’apertura al pubblico di non meno di 30 ore distribuita in cinque giorni; i punti di servizio sono collezioni di materiali librari e documentali comunque acquisiti per progetti di ricerca, ubicate in strutture prive di Biblioteche, e temporaneamente messe a disposizione degli studiosi che afferiscono alla struttura. L’afferenza dei punti di servizio alle Biblioteche, come anche l’istituzione di nuove Biblioteche, è stabilita con delibera del Consiglio d’Amministrazione su proposta dei Comitati di Area, dopo motivato parere della Commissione d’Ateneo.

Le Biblioteche godono di autonomia amministrativa secondo il modello previsto per gli istituti, di cui al Tit. IV del Regolamento di Amministrazione e Contabilità dell‘Università.

Sono organi di coordinamento del Sistema bibliotecario d’Ateneo:

• la Commissione di Ateneo per le Biblioteche
• i Comitati di Area

La Commissione di Ateneo per le Biblioteche è un organo collegiale costituito da:

1. il Rettore o un suo delegato, con funzioni di Presidente
2. i Presidenti dei Comitati di Area
3. il Coordinatore Generale di Biblioteca, che svolge altresì funzioni di segretario.

Il Presidente ha il compito di:

• convocare e presiedere le riunioni dell’organo collegiale;
• coordinare e sovrintendere alle attività istituzionali previste dal regolamento e deliberate dagli organi di governo dell’università;
• predisporre annualmente la relazione sull’attività svolta;
• formulare ai competenti organi ogni proposta utile allo sviluppo ed alla migliore organizzazione delle attività del Sistema Bibliotecario di Ateneo.

La Commissione di Ateneo può avvalersi di esperti in biblioteconomia, che partecipano alle sedute della Commissione con voto consultivo.

Per l’ordinaria attività della Commissione di Ateneo per le Biblioteche il Presidente si avvale della collaborazione del Coordinatore generale e dei Coordinatori di Area.

La Commissione di Ateneo per le Biblioteche è convocata almeno quattro volte l’anno o quando lo richiedano almeno un terzo dei suoi componenti. La Commissione dura in carica tre anni.

Sono compiti della Commissione di Ateneo per le Biblioteche:

• coordinare i servizi bibliotecari secondo le linee definite dagli organi di governo dell’Università;
• distribuire ai Comitati di Area i fondi assegnati al Sistema bibliotecario d’Ateneo dal Consiglio d’Amministrazione;
• svolgere un ruolo di consulenza a Senato Accademico e Consiglio d’Amministrazione per lo sviluppo della politica bibliotecaria dell’Ateneo;
• promuovere la formazione del personale bibliotecario e l’orientamento degli utenti su temi biblioteconomici e di ricerca bibliografica e documentaria mediante l’organizzazione periodica di corsi, seminari, nonché la circolazione delle informazioni anche attraverso fogli informativi;
• favorire la cooperazione bibliotecaria con gli altri Atenei, con gli Enti di ricerca e con gli Enti locali;
• promuovere ed assicurare la continuità e lo sviluppo dei prodotti informatici per le Biblioteche e delle reti di trasmissione documentaria;
• determinare le funzioni del Coordinatore Generale e dei Coordinatori di Area in conformità a quelle stabilite dalla L. 23/86;
• svolgere ogni altra funzione in materia di biblioteche affidatagli. dagli organi accademici.

Il Coordinatore Generale deve:

• programmare e pianificare progetti di Ateneo per il miglioramento dei servizi bibliotecari;
• attivare gruppi di lavoro di bibliotecari per il raggiungimento di obiettivi comuni del Sistema d’Ateneo;
• valutare costantemente, attraverso una banca dati di statistiche ricevute dalle Aree, i servizi del Sistema bibliotecario d’Ateneo;
• attuare i programmi di formazione deliberati dalla Commissione d’Ateneo
• promuovere convenzioni con Enti esterni;
• sviluppare e gestire il sistema di automazione.

I tre Comitati di Area sono organi collegiali costituiti da:

- il Presidente del Comitato d’Area;

- un rappresentante per ciascuna Facoltà, designato dal rispettivo Consiglio ovvero, per le aree che abbiano approvato un’articolazione per sottoaree disciplinari, un rappresentante per ciascuna sottoarea, designato dai docenti ad essa afferenti;

- il Coordinatore di Area, che svolge funzioni di segretario.

I componenti eletti durano in carica tre anni e possono essere riconfermati.

Sono compiti dei Comitati di Area:

• eleggere fra i propri componenti il Presidente;
• coordinare i servizi bibliotecari dell’area nell’ambito delle direttive della Commissione di Ateneo per le Biblioteche;
• proporre alla Commissione di Ateneo progetti specifici per l’Area;
• pianificare gli acquisti dell’Area;
• sottoporre alla Commissione di Ateneo per le Biblioteche una relazione annuale sulle attività svolte;
• proporre alla Commissione di Ateneo delle Biblioteche, sentite le Facoltà interessate, il Regolamento interno delle Biblioteche afferenti all’Area;
• instaurare rapporti con l’esterno con obbligo dell’informazione alla Commissione di Ateneo;
• esprimere pareri su questioni che riguardano le Biblioteche afferenti l’Area.

Il Coordinatore di Area deve:

• attuare i progetti d’Ateneo e di Area deliberati dalla Commissione di Ateneo per le Biblioteche
• realizzare la promozione dei servizi dell’area e l’educazione degli utenti:
• valutare l’efficacia dei servizi bibliotecari dell’Area e riferirne alla Commissione di Ateneo;
• proporre al Comitato di Area accorpamenti o centri di servizio per i punti di servizio ospitati nello stesso edificio;
• vigilare sull’osservanza del Regolamento interno delle Biblioteche.

Tenuto conto della specificità della raccolta, della tipologia degli utenti e dei punti di servizi ad essa afferenti stabiliti con delibera del Consiglio d’Amministrazione, il Comitato di Area fissa nel Regolamento interno le norme che regolano l’accesso e la fruizione dei servizi al pubblico di ciascuna Biblioteca. Le Biblioteche, o - laddove si ritenga opportuno da parte del Comitato di Area - appositi centri di servizi per le Aree che comprendono più Biblioteche, provvedono ad organizzare in modo centralizzato le procedure di acquisizione, catalogazione, gestione dei periodici, prestito interbibliotecario anche per i punti di servizio afferenti e sono responsabili della qualità dei servizi offerti al pubblico. Il calendario e l’orario di apertura al pubblico della Biblioteca e dei punti di servizio ad essa afferenti debbono essere coordinati con quelli del Sistema bibliotecario d’Ateneo e comunicati alla Commissione biblioteche d’Ateneo. Qualsiasi interruzione del servizio deve essere comunicata tempestivamente al Coordinatore di Area.

Ciascuna Biblioteca deve assicurare un servizio dì assistenza al pubblico e di informazioni bibliografiche. Ogni Biblioteca deve predìsporre una guida che informi sui fondi librari posseduti, sui servizi forniti e sulle sedi di servizio decentrate nonché sulle norme che ne regolamentano l’uso.

Ogni Biblioteca deve adottare, quanto possibile, una sistemazione delle Sale a scaffale aperto o almeno rendere disponibile una sala bibliografica ad accesso diretto.

I compiti di ciascuna Biblioteca sono svolti anche in collaborazione con le altre Biblioteche del Sistema bibliotecario d’Ateneo secondo le linee ritenute più idonee sul piano dei servizi e delle acquisizioni dalla Commissione biblioteche di Ateneo e dal Comitato di Area.

Il responsabile gerarchico del personale ed il responsabili dell’organizzazione di ciascuna Biblioteca e punto di servizio afferente è il Direttore.

Il Direttore della Biblioteca è nominato dal Rettore fra gli appartenenti al personale dell’area funzionale delle biblioteche e svolge le seguenti funzioni:

-è responsabile dei locali ove ha sede la Biblioteca e di guanto in essi contenuto: il patrimonio documentario, gli oggetti di interesse artistico, i mobili, le attrezzature ed ha obbligo di dare tempestivamente notizia al Comitato di Area. di qualunque sottrazione, dispersione o disordine al patrimonio della Biblioteca;

- è responsabile della gestione amministrativa e contabile della Biblioteca secondo le norme del Regolamento Generale di Amministrazione e di Contabilità dell’Università;

- cura la gestione della Biblioteca sulla base delle direttive dei Comitati di Area e con il coordinamento del Coordinatore di area che vigila sulla qualità dei servizi bibliotecari dell’Area;

- provvede all’ordinazione di quanto necessario per il funzionamento della Biblioteca dando attuazione alle delibere programmatiche di acquisto del Comitato di Area;

- provvede ad organizzare centralmente le operazioni di catalogazione, controllo dei periodici, collocazione, conservazione e distribuzione dei documenti della Biblioteca e dei punti di servizio dei fondi afferenti alla Biblioteca, dirigendo l’organizzazione del lavoro attraverso i responsabili dei singoli uffici e dei punti di servizio;

- provvede ad eseguire annualmente la revisione del materiale documentario della Biblioteca e dei punti di servizio afferenti ad essa, sulla base degli inventari;

- intrattiene i rapporti con le Facoltà curando che da essi vengano regolarmente trasmesse le segnalazioni di acquisto ed avvertendo della disponibilità dei documenti appena questi siano arrivati;

- invia periodicamente al Comitato di Area i dati statistici previsti dalla Commissione biblioteche dell’Ateneo;

- relaziona al Comitato di Area sulla gestione della Biblioteca con riferimento all’attuazione del programma annuale di spesa.

In caso di necessità il Direttore si fa sostituire dal funzionario di qualifica più elevata.