Università degli Studi di Urbino Carlo Bo / Portale Web di Ateneo



Cosa devo sapere e cosa devo fare prima di partire

Procedere con l’iscrizione presso l’università ospitante: “Application Procedure”.

Una volta noti i vincitori del bando,  l’Ufficio Relazioni Internazionali comunica alle Università ospitanti i nomi e gli indirizzi e-mail dei vincitori. A seguito della nomina l’Università straniera manda informazioni sull’application procedures all’e-mail dello studente. E’ compito dello studente consultare il sito internet dell’Università ospitante verificare quali siano gli adempimenti e le relative scadenze previste dall’università ospitante.

Cosa può chiedere l’Università ospitante ?

  • “Application form” compilata come da  istruzioni contenute nella mail dell’università ospitante. Verrà richiesto il codice Erasmus di uniurb IURBINO01 e il codice ISCED (vedi bando e il  numero indicato  sotto l’area di scambio) .
  • Transcript of records (certificato degli esami sostenuti ad Urbino): il certificato va richiesto  in segreteria specificando “per uso estero”.
  • Learning agreement (Accordo didattico): piano delle attività didattiche da svolgere all’estero
  • Modulo richiesta di alloggio
  • Eventuale attestato  linguistico: alcune università pongono requisiti minimi di competenza linguistica. I livelli sono indicati nel bando.

All'inizio di ogni semestre il Centro Linguistico d'Ateneo organizza corsi di lingua (inglese, francese, tedesco, spagnolo). 

Si consiglia di rispettare scrupolosamente le indicazioni e le scadenze stabilite dall'università straniera.

Modulistica  per la Partenza

  • Checklist 
  • Promemoria 
  • Accordo didattico + Modifica Accordo didattico (file allegato)
  • Certificato di frequenza - da inviare a studerasmus@uniurb.it al tuo rientro (file allegato)
  • Questionario - da consegnare fine Erasmus con il certificato di frequenza (file allegato)
  • Modulo richiesta di prolungamento - da inviare con accordo didattico per il  2° semestre (file allegato)
  • Modulo accredito borsa Erasmus - questo modulo deve essere compilato e  inviato  all’Ufficio Erasmus a studerasmus@uniurb.itil conto corrente deve essere intestato o cointestato allo studente (file allegato)

Accordo didattico (Learning Agreement)

Per i rapporti con l'Università straniera e  per quello che riguarda i corsi, il referente è il Responsabile didattico. E’ indispensabile definire con il Responsabile didattico, prima della partenza,  il numero e il tipo di corsi che si intendono seguire presso l'Università ospitante mediante la compilazione dell’accordo didattico.

Per i programmi dei Corsi è necessario consultare la pagina web dell’Università ospitante.  

Una lista completa dei coordinatori di Dipartimento è disponibile nel file allegato.

Durante il periodo di studi all’estero non è possibile sostenere esami parziali o singoli moduli. Per gli esami a scelta si consiglia di contattare la propria segreteria studenti prima della partenza.

L’accordo didattico deve essere firmato dallo studente e, per accettazione, dal responsabile didattico dall’Università ospitante.

Una copia dell’accordo didattico deve essere consegnata all’Ufficio Erasmus prima della partenza.

In caso di modifica dell’accordo didattico, le modifiche devono essere concordate con il Responsabile didattico. Si ha la possibilità di modificare l’accordo didattico entro un mese dall’inizio dei corsi presso l’università ospitante. Il modulo di modifica debitamente datato e  firmato dallo studente e  dall’Università ospitante  deve essere inviato  a studerasmus@uniurb.it . Non saranno accettati accordi o modifiche senza firma

Sarà l’Ufficio Erasmus ad inviare la modifica dell’accordo al Responsabile didattico per le verifiche e la firma. Copia dell’accordo didattico sarà inviato allo studente per email.

Attenzione: l’accordo didattico non sostituisce il piano di studio individuale che deve essere presentato secondo le scadenze delle  Segreterie studenti. Gli studenti in mobilità per un semestre dovranno compilare  un accordo didattico che prevede attività formative pari a 30 crediti per un semestre e 60 crediti per l’anno intero.

ECTS  -  Cosa è?

Il sistema europeo di accumulazione e trasferimento dei crediti è un sistema incentrato sullo studente e basato sul carico di lavoro richiesto ad uno studente per raggiungere gli obiettivi di un corso di studio, obiettivi preferibilmente espressi in termini di risultati dell’apprendimento e di competenze da acquisire.

Nel sistema universitario italiano vige la seguente corrispondenza 1 CFU = 1 ECTS

Importante verificare al momento della compilazione dell’Accordo didattico l’eventuale  corrispondenza fra i crediti indicati presso l’Università estera e i crediti ECTS. Non tutti i paesi europei utilizzano il sistema ECTS.

Accordo didattico Tesi

Gli studenti che intendano fare ricerca per la tesi, devono ritirare il modulo ricerca tesi all’Ufficio Erasmus. Il modulo dovrà essere firmato dal Relatore della tesi prima della partenza e una copia consegnata all’Ufficio Erasmus. L’accordo deve essere controfirmato dall’Università estera prima del rientro e l’originale consegnato alla fine del periodo di soggiorno.

Nota: Gli studenti vincitori della borsa Erasmus 2018-2019 NON possono laurearsi nella sessione straordinaria di febbraio-marzo 2019.  

Richiesta Convalida Esami

La domanda di convalida dovrà essere inoltrata all’Ufficio Erasmus  entro 90  giorni dall’arrivo del Transcript (certificato con voti dell’Università straniera). Non saranno accettate domande di convalida dopo 1 anno dal rientro.

Lo studente dovrà compilare presso l’ufficio Erasmus  il modulo di richiesta per il  riconoscimento degli esami sostenuti all’estero, allegando l’accordo didattico.

L’Ufficio Erasmus provvederà direttamente al riconoscimento degli esami sostenuti all’estero previsti dall’accordo didattico e invierà i documenti  alla Segreteria studenti per la registrazione dei voti.

Corso di lingua on-line

La Commissione Europea rende disponibili corsi di lingua online agli studenti partecipanti alla  mobilità che utilizzeranno come lingua di studio o lavoro una delle seguenti sei lingue, inglese, francese, tedesco,italiano,spagnolo e olandese.

Il supporto linguistico on-line sarà fornito come segue:

Una volta selezionati, tutti gli studenti (esclusi i madrelingua) svolgeranno obbligatoriamente un test online per valutare le loro competenze nella lingua che utilizzeranno per studiare all’estero. I risultati di questo test saranno comunicati allo studente  e all’Università di provenienza.

Qualora il livello di lingua richiesto non venisse raggiunto, gli studenti dovranno seguire il corso on line. A conclusione del corso è prevista una seconda prova per valutare i progressi.

I risultati saranno comunicati allo studente e all’Università di provenienza.

Accordo Finanziario

L’Accordo Finanziario in duplice copia sarà inviato, da parte dell’Ufficio, per posta normale. Entrambe le copie debitamente compilate e firmate, devono essere spedite o consegnate  all'Ufficio Erasmus e Relazioni Internazionali , Via Saffi n. 2, 61029 Urbino (PU).

La  firma del contratto è condizione indispensabile per usufruire della borsa e per beneficiare del contributo finanziario. Lo studente che dovesse partire senza aver firmato il Contratto Individuale non potrà godere dello status di studente Erasmus e pertanto non avrà diritto al contributo finanziario, al riconoscimento degli esami sostenuti e sarà privo di copertura assicurativa, ecc.

Ai fini del calcolo della durata del soggiorno un mese corrisponde a 30 giorni. Quindi, per poter ricevere una borsa di 3 mesi, la durata effettiva del soggiorno deve essere di almeno 90 giorni. Con il Programma Erasmus + è stato introdotto il calcolo in giorni e non più in mesi. Ogni mese, indipendentemente dalla sua durata, sarà pertanto considerato di 30 giorni.

Esempio: mobilità dal 16 ottobre 2014 al 2 marzo 2015: 15 giorni a ottobre (dal 16 al 30) + 30 giorni per 4 mesi interi (novembre – dicembre – gennaio – febbraio) + 2 giorni a marzo

Giorni totali= 15+ (30*4) + 2 = 137

Se l’importo mensile è di 230 euro, per calcolare l’importo complessivo cui ha diritto lo studente, si divide 230 per 30 e si moltiplica il risultato per 137. In questo caso, l’importo della borsa sarebbe di 1.050,33 euro.

Negli anni scorsi il pagamento dell’80% dell’importo totale era stata effettuato nel periodo dicembre-gennaio, mentre il restante 20%  era stato pagato al momento del rientro in Italia dietro presentazione del certificato di frequenza.

Le spese di vitto e alloggio son a carico dello studente. Il contributo Erasmus non copre integralmente le spese ma costituisce solo un contributo.

IMPORTANTE: La mancata ricezione da parte dell’Ufficio Relazioni Internazionali delle copie firmate dell’Accordo finanziario comporterà l’annullamento della borsa.

IMPORTANTE: La borsa sarà annullata anche nel caso in cui lo studente non fosse accettato dall’Università ospitante.

Per studenti di cittadinanza UE

Per soggiornare in un  paese dell’Unione Europea è sufficiente essere in possesso della carta d’identità italiana. Verificare che n on sia scaduta e che non scadrà durante il periodo all’estero.

Assistenza Sanitaria

E’ importante essere in possesso della tessera sanitaria europeaTEAM (Tessera Europea Assicurazione Malattia), che prevede diverse modalità di utilizzo a seconda del paese di destinazione . E’ indispensabile informarsi presso il Distretto Sanitario  prima della partenza.

Per gli studenti che si recano in uno dei paesi extra UE che aderiscono al programma Erasmus (es. Turchia) è necessario  verificare quali siano le pratiche burocratiche da svolgere prima della  partenza (visto, assistenza sanitaria etc.)

Copertura Assicurativa

lo studente fruisce delle seguenti garanzie assicurative:

  • Polizza Infortuni Cumulativa – AIG Europe n. IAH0002656
  • Polizza Responsabilità Civile Unipol – UGF n. 51557465

Per studenti di cittadinanza EXTRA – UE

Gli studenti extra UE iscritti all’Università di Urbino devono contattare, con congruo anticipo,  l’Ambasciata o Consolato del paese in cui si recheranno per verificare quali siano le pratiche burocratiche da svolgere prima della partenza (visto, assistenza sanitaria ecc).

Rinnovare l'iscrizione all'Università di Urbino per l'a.a. in corso entro i termini previsti .

  • Verificare che il piano di studi sia in regola presso la segreteria
  • Comunicare alla segreteria eventuale cambio degli esami a scelta

Secondo l'ordinamento del Programma Erasmus, gli studenti non devono pagare tasse di iscrizione e frequenza presso l'Università ospitante, mentre devono regolarizzare la propria posizione nei confronti dell'Università di origine, nei tempi stabiliti.


Cosa devo fare dopo la partenza

Una volta giunti presso l'Università di destinazione gli studenti Erasmus devono:

  • recarsi all'Ufficio Relazioni Internazionali dell'Università straniera per formalizzare la registrazione;
  • Certificare il proprio arrivo presso l’Università straniera inviando a studerasmus@uniurb.it  entro la prima settimana di soggiorno,  il Certificato di Frequenza  debitamente compilato e sottoscritto dall'Ufficio Relazioni Internazionali dell'Università straniera (il mancato invio tempestivo non permetterà il pagamento del contributo finanziario nei tempi previsti). Si prega di prestare attenzione alla data certificata in quanto tale certificazione rappresenterà la base del calcolo delle mensilità effettive e dell’ammontare della borsa. Il finanziamento Erasmus viene calcolato in base alle effettive date di arrivo e di partenza.
  • sottoporre e far firmare (qualora non fosse già stato fatto) il proprio Accordo didattico  al docente straniero responsabile del progetto;
  • svolgere l'attività formativa prevista dall’accordo didattico  approvato dal Responsabile didattico.
  • trasmettere all'Ufficio Erasmus (studerasmus@uniurb.it) l'eventuale richiesta di modifica dell’Accordo didattico  debitamente firmato  dall’Università ospitante utilizzando l'apposito modulo . La modifica sarà approvata o corretta dal Responsabile didattico. Una copia sarà infine trasmessa allo   studente.
  • Nessuna attività didattica svolta all’estero dallo studente potrà essere riconosciuta se non è inserita nell’accordo didattico

Sono consentite modifiche entro un mese  dall’inizio dei corsi.

Richiesta di prolungamento:

Qualora lo studente non ritenesse sufficiente la durata del soggiorno all’estero può chiedere il  prolungamento.

Gli studenti interessati a prolungare il soggiorno devono farne richiesta all’Ufficio Relazioni Internazionali dell’Università di Urbino prima della fine del periodo di studio originariamente assegnato, utilizzando il modulo di prolungamento e specificando i motivi accademici che rendono necessario il prolungamento.

Qualora lo studente fosse stato selezionato per il 1° semestre e, con il consenso dell’Università ospitante, volesse prolungare il soggiorno per un ulteriore semestre, è necessario allegare alla richiesta di prolungamento l’accordo didattico per il secondo semestre. Non ci devono essere interruzioni delle attività didattiche durante il periodo di prolungamento (esempio: non si può chiedere il prolungamento durante i mesi estivi per la sessione di esame a settembre).

E’ possibile ottenere il prolungamento della borsa solo nel caso in cui le risorse finanziarie disponibili lo consentono. In caso contrario, il prolungamento potrebbe esser comunque concesso, ma senza borsa.

Cosa devo fare poco prima di terminare il periodo di studio all'estero

  • prima del termine del periodo di studio recarsi all'Ufficio Relazioni Internazionali dell'Università ospitante per far compilare interamente il certificato di frequenza  di studio
  • Il certificato dovrà essere consegnato personalmente all’Ufficio Relazioni Internazionali 
    IMPORTANTE: NON SARANNO  ACCETTATI MODULI  INCOMPLETI O CON CORREZIONI. LE DATE INDICATE SUL MODULO FARANNO FEDE PER IL CALCOLO DELLE MENSILITÀ DELLA BORSA
  • Controllare che l’accordo didattico sia stato firmato dalla Università ospitante e  riportarlo con sé in Italia.
  • chiedere all'Ufficio Relazioni Internazionali dell'Università ospitante informazioni sulla procedura per richiedere il transcript  (certificazione  con voti) relativa all'attività didattica svolta durante il soggiorno.
  • Assicurarsi di aver pagato le spese per l’alloggio e gli altri importi dovuti. Agli studenti che lasciano debiti all’estero verrà bloccata la carriera universitaria fino al saldo dello stesso.

Cosa devo fare al termine del periodo di studio all'estero

Una volta terminato il periodo di studio all'estero, lo studente, per ottenere il pagamento del rimanente 20% della borsa  Erasmus, deve:

  • Consegnare all’Ufficio Relazioni Internazionali entro 20 giorni l’originale  del certificato di frequenza debitamente compilato e firmato dall’Università ospitante

(Se la durata del soggiorno presso l'Università straniera risulterà inferiore alla durata prevista inizialmente, lo studente riceverà le istruzioni per avviare le pratiche di restituzione dell'importo relativo alle mensilità di cui non ha usufruito. In ogni caso la durata del soggiorno all'estero non può essere inferiore a 90 giorni, nel qual caso lo studente sarà tenuto alla restituzione dell’intero importo del contributo finanziario.

  • completare:
    • il corso di lingua on-line e test  finale OLS
    • Erasmus Individual Participant Report Request (questionario on line) il cui link viene inviato dall’Agenzia nazionale per email. I dati inseriti nel questionario sono visionati direttamente dalla Commissione Europea. E’ dunque importante compilarlo con attenzione.
  • Convalida dei Voti

Con la documentazione relativa all’attività didattica svolta all’estero è necessario avviare la procedura di riconoscimento degli studi svolti presso l’Università ospitante:

  • compilare il modulo di richiesta convalida
  • consegnare l’originale del certificato con voti e l’accordo didattico  personalmente presso ’Ufficio Relazioni Internazionali.

Una volta che l’Ufficio Relazioni Internazionali avrà ricevuto tutti i documenti provvederà direttamente al riconoscimento degli esami sostenuti all’estero previsti dall’accordo didattico

Il riconoscimento del periodo di studio compiuto all’estero è indispensabile affinché non vengano revocati i contributi economici percepiti e l’attività svolta all’estero possa essere indicata sui certificati di iscrizione e di laurea.

La richiesta di convalida degli esami deve essere fatta entro un anno dal rientro dall’estero.

E’ necessario convalidare almeno un esame per non dover restituire l’importo dell’intera borsa di studio.

A conclusione del periodo di soggiorno all’estero con una borsa di studio Erasmus +, un contributo integrativo da parte del Ministero dell’Istruzione, Università, Ricerca verrà erogato a favore degli studenti che hanno terminato il loro soggiorno  e sostenuto esami presso l’Università ospitante.

Documento File
Coordinatori Didattici Erasmus+
Accordo didattico
Modulo accredito borsa Erasmus
Richiesta prolungamento
Certificato di frequenza

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